ניהול זמן – טיפים, תובנות ועצות ממשיות

הפוסט הזה נכתב בבלוג הישן שלי, לפני כשנה בדיוק, ואני עדיין מוצאת את עצמי נעזרת בטיפים האלו שכתבתי לכן גם היום, כשאני שכירה במשרה מלאה, עצמאית שמתחזקת קהילת עוקבים וקהל לקוחות פועם וחוזר, ואפילו לומדת קורס חדש כל שלושה חודשים – וכן, גם עכשיו, כשאני עמוסה מאי פעם, זה פשוט עובד.

את המדריך האישי הזה לקח לי לכתוב שנתיים. שנתיים שלמות של ניסוי וטעייה, כדי להצליח באמת לזקק את זה לטיפים אמיתיים.

בשנתיים האלו הייתי גם סטודנטית בדרום וגם בעלת עסק. בחצי השנה שלפני המעבר לדרום ותחילת הלימודים במכללת ספיר, למדתי לימודי ערב במכללה אחרת, עבדתי במשרה מלאה והעברתי סדנאות יצירה. כל אלו לימדו אותי (או יותר נכון: הכריחו אותי ללמוד) ליצור לעצמי את ניהול הזמן האפקטיבי ביותר עבורי, ולמדתי שבאמת יש זמן להכול.

טרום-טיפ;

חשוב לי לציין שהטיפים כאן הם טיפים שלמדתי על עצמי, ועבורי הם היו היעילים ביותר. זאת אחרי שהלכתי לסדנאות של ניהול זמן, הקשבתי להרצאות, ראיתי המון סרטוני יוטיוב, וניסיתי הרבה דברים עד שהבנתי מה עובד עבורי הכי טוב. אז אני מניחה שהטיפ הראשון (או הטרום-טיפ) הוא פשוט לנסות כל פעם דברים אחרים, ולראות מה עובד עבורך בצורה היעילה ביותר.

טיפ ראשון: תכנון תכנון תכנון.

למה תכנון זה כל כך חשוב?

תכנון עוזר לנו להרגיש שאנחנו בפוקוס, שאנחנו "על-זה". לרשום לעצמנו מה אנחנו רוצים להספיק היום, איזה משימות הכי דחופות, לבנות תיעדוף של הדברים וכך לסדר את רשימת המשימות.

לפעמים הרשימה נראית כל כך ארוכה, ואנחנו נבהלים ואומרים "איך אני אספיק את כל זה?" אז לקחת נשימה עמוקה, ולזכור להתחיל משימה אחר משימה. רק כשאני מסיימת אחת, עוברת לשנייה. לא לשכוח לסמן במרקר כל משימה שסיימנו.

עבור תכנון היום או השבוע אני משתמשת בפלאנר שבועי או בפריסה השבועית ביומן. שם אני כותבת עבור כל יום את המשימות ומסמנת מה הספקתי ומה אצטרך להעביר למחר.

טיפ שני: להקציב זמן.

יעיל בצורה מופלאה, משתי סיבות עיקריות:

1. אם יש משהו שהופתעתי ללמוד על עצמי, זה שיש לחץ שהוא טוב עבורי. לחץ של זמן גורם לי לעשות את הדברים, לפנות לתכלס ולא להתפזר. לכל משימה אני מקציבה את הזמן שאני חושבת שמתאים לה, רגע לפני שאני מתחילה לעשות אותה. שמה את הטלפון על שקט או על מצב "נא לא להפריע", שמה שעון מעורר לעוד כ-X זמן (תלוי כמה הקצבתי למשימה), הופכת את המסך ומתחילה לעבוד.להתנתק מהטלפון זה דבר קשה בפני עצמו, ניקוי הרעשים, לא להיכנס לאינסטוש כל 5 דקות ולא להסתכל ממי הוואצאפ. כאשר אני מקציבה זמן, אני מרגיעה בתוכי את הצורך הזה להסתכל על המסך, כי אני יודעת שיש לי רק X זמן לבצע את המשימה, ובתומה אוכל להתפנות לכמה דקות בטלפון.
2. להתנתק מהטלפון זה דבר קשה בפני עצמו, ניקוי הרעשים, לא להיכנס לאינסטוש כל 5 דקות ולא להסתכל ממי הוואצאפ. כאשר אני מקציבה זמן, אני מרגיעה בתוכי את הצורך הזה להסתכל על המסך, כי אני יודעת שיש לי רק X זמן לבצע את המשימה, ובתומה אוכל להתפנות לכמה דקות בטלפון.
   

טיפ שלישי; הפסקות.

או איך שאני אוהבת לקרוא לזה: פרסים!

אנחנו כבר מכירות את ה-weak spot של עצמנו, את הדברים הקטנים האלה שנורא בא לנו לעשות ואנחנו מסוגלות להיות על זה גם שעות. אצלי אישית זה בעיקר לשקוע לאינסטוש, או לעשות בינג' של סדרה חדשה. גזלני זמן מוחלטים ועדיין- אי אפשר בלעדיהם.

קבעי לעצמך מתי את מחליטה לצ'פר את עצמך- האם זה אחרי משימה ארוכה במיוחד? האם זה אחרי משהו שכבר הרבה זמן את רוצה לעשות ודוחה? האם זה בסוף היום, או אחרי יותר מ-3 משימות?

כאשר מגיע הרגע- תני לעצמך להתפנק במשך 20 דקות. שימי לך פרק, תהיי באינסטוש, תאכלי במבה נוגט עם רגליים למעלה ותבהי בתקרה. זה לא משנה מה- העיקר שזה יהיה משהו שיעשה לך הכי טוב, גם אם זה לראות הרווק או תוכנית טראש אחרת 🙂 זה אמנם "רק" 20 דקות, אבל זה בדיוק הזמן שגיליתי באופן אישי שמספיק לי, ושיותר מ20 דקות אני מרגישה בזבוז.
לא תאמיני איזה סיפוק זה מביא, ומעבר להכול- זה בעיקר מעודד את הרצון להתמיד בהרגל של ביצוע המשימות, להתמיד בהקצבת הזמן, ולשים קץ לדחיינות.

טיפ רביעי: עיצוב כאילו דה.

במילים אחרות: סביבה עבודה.

אני אשתף בקושי שלי, ואולי זה בגלל שאני מעצבת גרפית, אבל יש מקומות שממש קשה לי להיות בהם, ויש מקומות שבא לי להישאר בהם לנצח. הכול תלוי באיך הם מעוצבים. בלימודים לא יכולתי לשבת רגע בספריה, כי לא נהניתי לעבוד שם. כל מה שהעסיק אותי זה למה הכסאות חומים ומי עיצב את הקיר המזעזע הזה.. כשאני יוצרת ומעצבת, אני צריכה שהסביבה שלי תהיה מקום שיהיה לי נעים להיות בו (ואם אפשר גם קרוב למקרר).

לכן יצרתי לי גם בדירה וגם בסטודיו את הפינה שלי לעבודה, שהיא מעוצבת לטעמי, עם גלויות השראה, מגירות קטנות, קליפסים ולוחות מודעות- הרוב בורוד ובצבעוניות שאני אוהבת. זה נותן לי הרבה יותר חשק ליצור, חשק להתמיד והעיקר- לבצע את המשימות שלי, כי פשוט כיף לי לשרוץ שם שעות.

השראות לעיצוב סביבת עבודה כיפית תוכלו למצוא כאן באינסטוש שלי.

טיפ חמישי ואחרון: נו, ומחר מה?

כמה מילים על תכנון מראש.

תכנון מראש נשמע קצת מבהיל, אבל הוא לא בהכרח. גיליתי על עצמי שברגע שאני כותבת לי משימות בסוף היום עבור יום המחרת- זה מוריד ממני בבוקר זמן מת. אני פחות טיפוס של בוקר (לא סתם עיצבתי מארז מדבקות לפלאנר של מלא בציטוטים טיפוסיים), ולכן כאשר אין לי את המשימות ורשימת מסודרת מול העיניים מתחילת היום- אני יכולה לבזבז את כל הזמן שיש לי מהרגע שאני קמה עד אפילו 12 בצהריים. כאשר אני מסיימת יום, בין אם זה בתור סטודנטית ובין אם זה בעבודה, רגע לפני שאני כבר פורשת לארוחת ערב, מקלחת וסדרה לפני השינה או יציאה עם חברות- אני לוקחת 30 שניות שבהן אני עושה רשימה של דברים שאני יודעת מראש שאני חייבת להספיק מחר בתיעדוף הכי קרוב שאני יכולה. לפעמים יש דברים שנגררים, ולפעמים יש דברים שחייבים להסתיים מחר, בין כה כה- לרשום, כדי שלמחרת בבוקר כבר אדע ממה עליי להתחיל. תאמינו לי שזה באמת לוקח 30 שניות, אם לא פחות.

מקווה שנתתי לכן טיפים שבאמת יעזרו לניהול זמן יעיל יותר, כל אחת והטיפים האפקטיביים שלה.
מחכה לשמוע בתגובות האם הצלחתן ליישם!

שלכן באהבה,
ספיר בנדה